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200名以上が参加!オンライン全社会議の作り方〜メディア企業としての透明性を保ち続けるには〜

エブリーは、メディア企業としてサービスを通して発信する情報以外にも、社内で共有される情報も透明性を重視していて、全従業員が参加する全社会議(通称「FEM(Friday Evening Meeting)」)を毎月実施しています。今回は、現在オンラインで行っている全社会議「FEM」の今までの変遷と工夫、そして実際の運営の裏側まで詳しくご紹介いたします!

月に1度の全社会議「FEM」とは?

エブリーでは月に一度、月初の金曜日にFEM(Friday Evening Meeting)を開催しています!

FEMとは約300人の全従業員を対象として、全社・各事業部の業績やOKRに対する進捗状況の共有を行う全社会議です。平時は社内のフリースペースに従業員が一同に集まって開催しますが、コロナ禍においてはzoomを用いたオンライン上で行っています。

 

何のために全社会議を行っているのか

FEMの開催には大きく2つの目的があります。一つは、業績と展望の共有です。会社の状況を数値で知ることにより経営への理解を深め、部門や個人の業務に生かしてもらうためです。もう一つは部門や個人の相互理解の促進です。エブリーには複数事業が存在し、それぞれ事業ステージが異なります。各事業部内のナレッジやプロセスを共有することで、部門や個人の業務効率化を促すことが欠かせません。また、個人やチーム単位の取り組みにスポットを当て、活躍を共有することでメンバー同士のコミュニケーションを活性化していくことも重要だと考えています。

実はこのFEM、創業〜2019年まではMMM(Monday Morning Meeting)という会議名で、週一回グループ単位での発表でした。組織急拡大に伴い、業績の共有がメインであったMMMから、個人やチーム単位の取り組みにもスポットを当てるという現在のFEMにリニューアルしました。MMMで共有されていたグループごとのOKRやプロジェクト進捗は、現在では事業部ごとのAll Hands内で共有されており、全従業員が自由に参加できる形式となっています。

 

実際の発表内容

-全社業績(5分程)
全社売上、営業利益など、全社での業績状況の共有です。

-各事業部毎の業績(20分ほど)
エブリーには現在大きく3つ『DELISH KITCHEN』『MAMADAYS』『TIMELINE』の事業があります。それぞれユーザーグロース部(UG)、マーケティングソリューションズ部(MS)、コンシューマ事業部(CSM)など各部門から業績やOKRに対する進捗を共有します。
進捗状況は青、黄、赤など信号機のような色で示されるなど他事業部でも分かりやすいよう工夫されています!同時に、事業部内での表彰者やプロジェクトの功績者の発表が行われ、従業員同士で祝い合うコミュニケーションの場にもなっています。

-小噺
最後に、CEOである吉田大成からの小噺があります。小噺では「OMO時代の到来」「全集中の呼吸!」などなど世の中のトレンドを押さえた上で、会社のOKRや今後の方針の再確認が行われます。

 

エブリー全社会議の変遷とオンラインでの工夫

先述のとおり、エブリーでは最初からzoomでのライブ配信による全社会議を行っていたわけではありません。2020年にコロナ禍による緊急事態宣言などがあり、エブリーでも社会的状況に合わせて勤務体制を柔軟に変化させてきました。これに伴い全社会議の開催の場もオフラインからオンラインへと変化し、参加者がストレスなく楽しめるようにと試行錯誤を重ねて現在の形へと辿り着きました。まだ改善の途中ではありますが、ここではその変遷の一部をご紹介します。

2019年〜2020年2月 オフラインでの開催
コロナ禍以前の2020年2月までは、全従業員がフリースペースに椅子を並べて集まりワイワイとした雰囲気の中で行うオフラインでの開催でした。

写真中央の資料の両サイドの画面に表示されているものは、オフライン開催の当時から導入し、オンライン配信でも使用してきたツール「sli.do」です。手元のPCやスマホから匿名のコメントを投稿することで誰でも気軽に質疑応答ができます。これにより従業員の疑問点をその場で解決でき、双方向でのコミュニケーション促進にもつながりました。また、「sli.do」の投票機能を利用して各取り組みの認知度アンケートを行い、現状の把握や改善に活用しています。

2020年3月〜 録画した動画の共有
昨年2020年3月からは新型コロナウイルス感染症の感染拡大を受け、全てリモートでの対応とするために登壇者が各自録画したものを動画編集し、Googleドライブで全社員へ共有する方法をとっていました。しかし、録画の動画共有だと視聴者数や反応がわからない、リアルタイムでの質疑応答ができないなどの課題がありました。

2020年6月〜 自宅からZoomでライブ配信
上記を改善すべく、各自宅からZoomによるライブ配信での開催へ。登壇者のインターネット環境や音声環境など懸念点はありましたが、問題なく配信することができました。

2020年9月〜 会議室からZoomライブ配信 
緊急事態宣言が解除されしばらくたった昨年2020年9月からは、オフィスの会議室をスタジオとして利用し、登壇者のみオフラインの場に集合。スライドを画面に写しながらzoomにてライブ配信する形になりました。(再び緊急事態宣言が発出された2021年以降は、登壇者も自宅からライブ配信を行っています。)
さらに、10月からはグリーンバックの背景を導入!資料や登壇者の様子がより見やすくお届けできるようになりました。モニターを多用し、カメラオンして参加している従業員の顔を画面表示させることで、登壇者は視聴者のリアクションを見ながら発表ができるようになりました。
開始時間ちょうどにはzoom上に全員揃っている状態を目指し、開始時間の10〜15分前から「ゆる配信」と題してアイドリングトークをしつつSlackにて全従業員に参加を呼びかけています。

ゆる配信(アイドリングトーク)中の様子

ゆる配信では、先述のオフライン時代から導入している「sli.do」を利用したアンケートで場をあたためます。「いぬ派?ねこ派?」「今日の晩御飯の予定は?」などなど、意外な盛り上がりがあったりもします。

エブリーのCDO(チーフ・ドッグ・オフィサー)を務めるイブ氏への忖度なのでしょうか?いぬ派が優勢でした!

また、最近導入を開始した「CommentScreen」では、登壇者や発表内容へのコメントが画面上に流れるようになりました。表彰者・プロジェクトメンバーへの労いのコメントやガヤが大量に流れ、画面上から目が離せません。ますます活気のある雰囲気になり一体感が生まれました。

プロジェクトの功労者に労いのコメントが寄せられました

その他、配信スタジオのセッティングや画面合成位置を調整し人物とスライドの被りを解消したりと、スムーズな進行ができるよう毎月改善を重ねています。運営側も楽しみながら改善を行っています!

 

実際にどのようにライブ配信を行なっているのか

ここでは、ライブ配信で全社会議を行うために使用している機材や当日までにやること、構成図や注意点など実際の運営方法についてご紹介します。

 

<構成図>

<ツール>
・Zoom
 ∟Pro以上のライセンス × 1:¥2,000/月
 ∟大規模MTGオプション(500人)× 1:¥6,700/月
・Comment Screen
・ATEM Mini Pro 管理アプリケーション
 
<機材>
・スイッチャー(Atem Mini Pro)
・PC × 3
 ∟Zoom配信用
 ∟共有資料+CommentScreen投映用
 ∟ATEM Mini Pro 管理アプリケーション操作用
・モニター × 2
 ∟登壇者用の返しモニター
 ∟配信管理者用の返しモニター
・カメラ
・無線マイク
・グリーンバック
・クリッカー(スライド送り用)
 
<出社が必要な人数>
・前日準備1名(メイン担当者が機器セッティング)
・当日(3名)
 ∟Zoom/スイッチャー/全体管理を担当する配信管理者①
 ∟共有資料の操作/コメントのキャッチアップをする配信管理者②
 ∟MC
 
<FEM(全社会議)1週間前〜当日の準備>
❶1週間前までに登壇者に今月の配信方法をアナウンス(※)
❷前日に配信セッティング(当月の配信方法に合わせた各機器の接続)
❸当日
・MCと打ち合わせ
 ∟進行確認(※)
 ∟ゆる配信やアンケートの企画
 ∟配信最終チェック
・音声、画角、クロマキー設定の微調整
・全ての機器が有線接続(充電なども)されているか確認
※リモートワーク環境や出社状況は毎月変化しているため、同じ構成/進行ではないため

<注意点>
・Zoom入室時はミュートの設定にする
 ∟ミュート解除になっている人がいたらホストでミュートにする
・スイッチャーの映像合成は配信部屋の明るさ(季節/時間帯)によって変わるので、必ず微調整する
・CommentScreenへの質問などは拾えるように常にチェックしておく
・返しモニタは多めに用意して視聴従業員の反応を見えるようにしておく
・インターネット接続を安定させるため有線利用する

まとめ

オンライン全社会議になって変化したこととしては、内容を録画して全従業員がアクセスできる環境にアップロードしているため、業務都合で参加できなかった人がいつでも見返すことができるようになりました。この先入社する方が過去分を遡って視聴できるのも大きなメリットだと考えています。またオフライン開催時も利用していましたが、sli.doやCommentScreenからの質問や称賛コメントがより気軽に投稿できるようになったと思います。

今後は、部門の枠を超えたコラボレーションのきっかけとなり、更なる業績の向上に繋がる場にしていきたいと思います。例えば、何かの企画を進めるにあたり「FEMで紹介されていた〇〇さんに相談してみよう」であったり「△△事業部の事例を参考にしてみよう」等の選択肢が増えるような環境です。また、業績を全社に共有し続ける透明性、大きな挑戦をした人が称賛されるという文化にも寄与できればと考えています。

そんなエブリーでは、現在一緒に働く仲間を募集しています!

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